Self-Represented Litigants and Administrative Tribunals

We know that administrative tribunals have plenty of scope to design their own procedures, which need not resemble those of a regular court. But there are limits, as the Québec Court of Appeal recently explained in a case involving a real estate agent who represented himself -- unsuccessfully -- at a disciplinary hearing.

In Ménard c. Gardner, 2012 QCCA 1546 unhappy clients had complained about their real estate agent, who they alleged had bullied one of them into signing a contract on behalf of the other. Credibility was a central issue before the disciplinary panel, but the agent had some difficulties in effectively eliciting testimony from the witnesses.

Having decided to represent himself, Bich J.A. explained, the real estate agent could not complain that he did not understand the rules of procedure: "celui qui choisit d'agir sans avocat doit en assumer les inconvénients et ne peut ordinairement pas se plaindre des conséquences de sa méconnaissance du droit, incluant les règles de preuve et de procédure, du moins lorsqu'il a reçu l'aide que le tribunal doit lui apporter" (at para. 58).

A tribunal should not actively disadvantage a self-represented litigant appearing before it, but it should try to be helpful and must avoid at all costs leading the individual into error:

[59]        Car, en effet, le principe de la responsabilité du justiciable qui n'est pas représenté par avocat est tempéré par le devoir d'assistance qui incombe alors au tribunal devant lequel il comparaît. Celui-ci, en effet, doit en pareil cas assister le justiciable en lui fournissant certaines explications sur le processus et les manières de faire. Le tribunal, il va sans dire, n'a pas à jouer auprès du justiciable le rôle que jouerait l'avocat, il n'a pas à le conseiller et ne peut le favoriser; il ne peut alléger son fardeau de preuve, le dispenser de ses obligations ou faire le travail à sa place; il n'a pas non plus à lui donner un cours de droit substantif ou de procédure. Son intervention consiste simplement à l'instruire de l'essentiel, à le guider de manière générale, et ce, lorsque le besoin s'en fait sentir (l'intensité de ce devoir d'assistance peut donc varier, car tous les justiciables ne sont pas également démunis devant la justice et prétendre le contraire serait faire injure à leur intelligence).

[60]        Cela dit – et, en vérité, cela va sans dire –, le tribunal, dans l'accomplissement de ce devoir d'assistance limité, doit bien sûr se garder d'induire le justiciable en erreur. Sans agir comme le protecteur du justiciable non représenté, il doit aussi, dans la mesure du possible, s'assurer que la partie adverse, si elle est elle-même représentée par avocat, ne profite pas indûment de cet avantage.

On the facts, however, the tribunal had not acted in a sufficiently fair and evenhanded manner. Aided and abetted by counsel for the other side, its regular interventions had the ultimate effect of preventing the agent from eliciting relevant testimony:

[61]        Or, la lecture des notes sténographiques de l'audience sur la culpabilité montre que, si le bât blesse, c'est, il faut le constater à regret, dans le fait que le comité, à quelques moments cruciaux de l'affaire, a restreint au-delà de ce qui était acceptable dans le contexte le droit de l'appelant au contre-interrogatoire et même à l'interrogatoire de ses anciens clients et l'a empêché de faire une preuve destinée à contredire la version de ces derniers.

After excerpting some of the objectionable exchanges between the tribunal and the agent Bich J.A. concluded:

[82]        En définitive, la conclusion s'impose : en raison de l'attitude rigide du comité, de ses décisions erronées et de ses explications insuffisantes et parfois malavisées, l'appelant n'a pas vraiment eu l'occasion d'interroger ni de contre-interroger les plaignants (sans parler du témoin McKenna), ce qui, dans les circonstances, vicie le processus.

Anyone -- chairs, counsel, citizens -- interested in exploring the limits of an administrative tribunal's flexibility in terms of procedural fairness and self-represented litigants should take a look at paragraphs 65 to 78. I should note though that the problems were particularly acute in this case because one side was represented by a lawyer and the other was not; had there been an "égalite des armes" of the parties, the same problems might not have arisen.

Bich J.A. sent the case back to the discipline committee, which will have another chance to get it right. Although, this time, I suspect the agent will bring his lawyer.